Hvordan kan offentlige myndigheter drive innkjøp under COVID-19 pandemien?
Nærings- og fiskeridepartementet har nettopp gitt ut et notat om hvordan offentlige myndigheter kan drive innkjøp i forbindelse med COVID-19 pandemien:
Denne ser ut til å være basert på den danske Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens notat fra fredag, publisert her: https://bedreudbud.dk/files/media/documents/Notater/Udbudsretlige%20udfordringerCOVID-19.pdf
Dette er uansett en viktig avklaring av en del problemstillinger som leverandører til det offentlige nå er usikre på.
For det første understreker departementet at dersom leverandører har problemer med å oppfylle sine kontraktsforpliktelser mot det offentlige som følge av pandemien – typisk at ansatte som skal utføre leveransen sitter i karantene – vil dette være en gyldig grunn for kontraktendringer etter anskaffelsesforskriften §28-1(1)d), men da innenfor begrensningen på 50% av opprinnelig kontraktsverdi. I praksis vil vi anta at den rammen først blir aktuell dersom leverandøren har greid å finne en alternativ underleverandør og faktisk vil være i stand til å oppfylle kontrakten, men med betraktelig økte kostnader. Ellers er vel problemstillingen snarere at den offentlige kunden vil være nødt til å akseptere forsinkelser utover det som opprinnelig er avtalt. Departementets uttalelse vil her være en betryggelse, da kunden kan regne med at slike forsinkelser ikke vil være en «vesentlig endring» etter §28-2, selv om den forrykker den opprinnelige balansen i kontraktsforholdet noe i retning av leverandøren.
Videre understreker man at utbruddet også kan medføre behov for å forlenge eksisterende kontrakter – typisk fordi den offentlige kunden ikke lenger har kapasitet til å gjennomføre en ny konkurranse om samme ytelse. I så fall vil man kunne forlenge avtalen med eksisterende leverandør, i den perioden det tar å få kunngjort en ny konkurranse.
For pågående konkurranser kan det tenkes at det ikke bare er kunden som får problemer med å gjennomføre anskaffelsen – også leverandørenes salgsteam kan bli rammet av coronasmitten. I slike situasjoner anbefaler departementet at innleveringsfrister utsettes: «Prinsippet om konkurranse tilsier dermed at det kan være grunn til å utvide fristen. Fristutsettelsen skal publiseres gjennom en endringskunngjøring og som en rettelse av konkurransegrunnlaget.» Dette er åpenbart en fornuftig holdning, som vi håper offentlige oppdragsgivere følger hvor nødvendig. For leverandørene betyr dette at man bør være proaktive, vurdere egen evne til å gjennomføre revisjon av anbud, forhandlinger på videokonferanseutstyr etc. og eventuelt rapportere inn at man trenger mer tid. Og det bør gjøres i god tid før opprinnelig frists siste dag.
Til sist har departementet også noen vurderinger som er rettet direkte mot helsesektoren og innkjøp relatert til å håndtere krisen.
For leveranser som er nødvendige for å håndtere selve pandemien, understreker departementet at innkjøp av medisinsk utstyr, smittevernutstyr og andre varer og tjenester som er direkte nødvendige for å håndtere slike behov, vil kunne gjøres etter reglene for konkurranse med forhandling uten forutgående kunngjøring i anskaffelsesforskriftens §13-3 e). Dette betyr at oppdragsgiver kan gå direkte til et utvalg av leverandører som er tilstrekkelig for å sikre konkurranse, og forhandle direkte med dem, uten å overholde minimumsfristene til en konkurranse med kunngjøring i Doffin/TED.
Slike anskaffelser vil kun brukes for å dekke nødbehov. Samtidig understreker departementet også at situasjonen kan gi grunnlag for å bruke reglene for kortere tilbudsfrist i en åpen anbudskonkurranse i anskaffelsesforskriftens §20-1(3) – 15 dager. Da vil man kunne kjøpe større kvanta enn strengt nødvendig for å møte krisen, da konkurranseformene er overholdt.
